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Mejores Prácticas en el Facility Management

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1.- Comunicarse con los Equipos Internos y Proveedores.

La comunicación clara y efectiva es clave para un proceso exitoso en el Facility Management, tanto en la comunicación entre los equipos de mantenimiento y las instalaciones, como con proveedores y contratistas externos a la organización. Mantener a todos informados sobre cambios próximos, horarios de mantenimiento y procedimientos asegurará flujos de trabajo eficientes.

Al agregar la comunicación a la lista de mejores prácticas del Facility Management , se puede mejorar la productividad del equipo del Facility al mantener a todos informados sobre tareas, horarios y procedimientos. Esto permite centrarse en tareas importantes mientras se eliminan pasos innecesarios en el flujo de trabajo.

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Además, mantener una buena relación con proveedores y contratistas suele beneficiar en negociaciones y entregas. Las relaciones con contratistas y proveedores impactan directamente en la capacidad de gestionar eficientemente las instalaciones.

2.- Establecer y Gestionar la Estructura del Equipo.

Un equipo bien estructurado es la base de la estructura organizativa de cada instalación y Facility Management exitoso. Esto significa que cada empleado es consciente de su papel dentro de un equipo y de lo que se espera de ellos. Como Facility Manager, es tu trabajo asegurar que los miembros del equipo estén capacitados adecuadamente y al día en todos los procesos de instalación en curso. Proporcionar a los equipos un flujo de trabajo estructurado les permite centrarse en las tareas importantes sin distraerse ni perder tiempo preguntándose cuál será el próximo paso. También es tu tarea asegurar una comunicación y colaboración adecuada entre equipos y miembros del equipo. Esto creará un equipo fuerte, motivado y eficiente.

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3.- Gestionar Riesgos y Rendimientos.

Dirigir un negocio exitoso a veces implica asumir riesgos para maximizar la productividad y rentabilidad. Ideas innovadoras para el Facility Management pueden ayudar a mitigar muchos de esos riesgos mediante el análisis de datos, decisiones informadas y una planificación adecuada. Un plan eficiente de mantenimiento preventivo basado en datos analíticos, una mejor utilización de los activos existentes y un equipo bien capacitado a través de una buena Gestión de Instalaciones pueden reducir los riesgos de una empresa y aumentar sus rendimientos.

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4.- Mejorar la Utilización del Espacio en el Lugar de Trabajo.

Una instalación grande brinda a las empresas mucho espacio, pero también conlleva inconvenientes, como el aumento del consumo de energía y los costos de mantenimiento del edificio. Por eso, la gestión adecuada del espacio siempre debería ser parte de las mejores prácticas del Facility Management. Especialmente con las crecientes oportunidades de trabajo remoto, se vuelve aún más importante gestionar y utilizar eficientemente el espacio existente, por ejemplo, ofreciendo estaciones de trabajo flexibles y reutilizando el espacio dejado por los trabajadores remotos. Los resultados de una gestión mejorada del espacio son ahorros de costos y más espacio para proyectos avanzados o nuevas tecnologías.

5.- Establecer un Inventario de Activos.

Una de las mejores prácticas del Facility Management es crear un inventario completo de activos, es decir, una lista de todos los activos, su ubicación y su estado. Saber qué tipos de activos posee una empresa, dónde están y en qué estado se encuentran permite a los Facility Manager utilizarlos adecuadamente. Además, una lista de inventario se puede utilizar para crear un plan eficiente de mantenimiento preventivo que tenga en cuenta la edad, condición y caso de uso individual de cada activo. Al establecer un inventario de activos, los Facility Manager pueden ahorrar mucho tiempo al saber dónde se encuentran los activos importantes en todo momento.

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6.- Digitalizar y Automatizar las Operaciones del Facility Management.

Cómo gestionar un edificio en una economía moderna tiene su respuesta en la digitalización continua de muchas industrias y sectores diferentes. La innovación en el Facility Management siempre implica la digitalización, ya que muchas tareas diferentes pueden ser digitalizadas y automatizadas con la ayuda de software de mantenimiento. El software permite a los Facility Manager mantener toda la información que necesitan en un solo lugar, ya sea Gestión de Activos, Gestión de Mantenimiento, Gestión de Inventario, Gestión de Órdenes de Trabajo, y más. Un software de mantenimiento tiene la capacidad de automatizar varias tareas, como enviar recordatorios de mantenimiento programados. Debido a que es una solución basada en la nube, los Facility Management y otros empleados pueden acceder a la información en la carpeta del ciclo de vida de cualquier activo desde una computadora de escritorio, smartphone o tablet, independientemente de su ubicación.

7.- Implementar un Plan de Mantenimiento Preventivo y Aumentar la Vida Útil de sus Activos.

El mantenimiento preventivo es una estrategia que implica realizar revisiones regulares y programadas para evitar el fallo de activos. Esto no solo es parte del Facility Services o de la industria de instalaciones, sino también de las mejores prácticas de gestión de mantenimiento.

Beneficios de Implementar un Plan de Mantenimiento Preventivo en su Organización.

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Organizar Todas las Tareas de Mantenimiento Preventivo.

Los Facility Manager crean un plan de mantenimiento preventivo detallado y un cronograma de mantenimiento, lo que brinda a todos una mejor visión y comprensión de todas las tareas de mantenimiento que deben llevarse a cabo. Los programas de mantenimiento preventivo ofrecen un marco de tiempo directo, detallan las tareas y determinan a los empleados responsables de llevar a cabo estas tareas. En general, permite a los Facility Management organizar mejor sus equipos y las próximas tareas para un flujo de trabajo más eficiente y un mantenimiento de edificios mejorado.

1.- Extender la Vida Útil de los Activos.

Es de esperar cierto desgaste cuando se trabaja con activos y herramientas de todo tipo, especialmente si se utilizan a diario. A menudo, los resultados son piezas desgastadas y rotas o incluso tiempo de inactividad. El mantenimiento preventivo ayuda a mantener los activos en la mejor forma posible durante mucho más tiempo al inspeccionar la máquina y corregir pequeños defectos antes de que lleven a reparaciones más grandes. Esto extenderá la vida útil general del activo.

2.- Reducir los Tiempos de Inactividad.

El tiempo de inactividad a menudo es el resultado del desgaste, lo que significa que también se puede reducir con un adecuado mantenimiento preventivo. Al inspeccionar los activos de manera regular con un buen programa de mantenimiento, a menudo se pueden detectar debilidades y puntos de falla lo suficientemente temprano como para evitar que ocurra el tiempo de inactividad en absoluto. Esto significa que se reduce en gran medida el tiempo de inactividad general de los activos dentro de su instalación.

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3.- Reducir los Costos de Mantenimiento.

El mantenimiento reactivo es lo opuesto al mantenimiento preventivo e implica arreglar activos solo después de que ya han comenzado a mostrar defectos y fallas. Esto puede costar a las empresas mucho dinero de dos maneras diferentes. El tiempo de inactividad no planificado debido a piezas de máquina rotas detiene el proceso de producción y disminuye la productividad general. También conduce a reparaciones más grandes, extensas y costosas que arreglar defectos más pequeños de inmediato. De esta manera, el mantenimiento preventivo reduce los costos de mantenimiento dentro de una empresa y siempre debería ser parte de las mejores prácticas en la Gestión de Mantenimiento.

4.- Seguimiento de KPIs y Métricas de Mantenimiento.

Como parte de las mejores prácticas de mantenimiento en Instalaciones, los Facility Managers deben seguir importantes métricas y KPIs de mantenimiento para asegurarse de que su estrategia de mantenimiento sea exitosa. Una solución de Gestión de Activos ofrece herramientas analíticas útiles que recopilan información importante sobre la máquina, como tiempo de ejecución, tiempo de inactividad, órdenes de trabajo, historial de mantenimiento y más. Con estas métricas, los Facility Managers pueden analizar y perfeccionar su estrategia, identificar cuellos de botella y aprender más sobre las máquinas de las que son responsables.

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5.- Aprovechar la Tecnología IoT y el Análisis Predictivo.

IoT, abreviatura de Internet de las Cosas, conecta sensores y rastreadores con tecnología inteligente para recopilar datos y automatizar tareas recurrentes. En una estructura organizativa del Facility Management, la tecnología IoT puede implementarse para recopilar datos importantes de máquinas y mantenimiento, que se utilizan para el análisis predictivo de datos para mejorar las operaciones de instalaciones. De esta manera, los Facility Managers pueden obtener una mejor comprensión de cómo funcionan sus activos, la eficacia de su operación de instalaciones y trabajar en mejorar la productividad y eficiencia en el futuro. Además, la tecnología IoT puede ayudar a predecir fallos y averías de máquinas con la ayuda de sensores apropiados o datos de máquinas recopilados.

6.- Habilitar el Acceso Móvil.

Los lugares de trabajo están cambiando, desde trabajos de oficina estacionarios hasta modelos de trabajo flexibles o incluso remotos, lo que hace que el acceso móvil sea un absoluto imprescindible en cada lista de mejores prácticas del Facility Management. Al permitir que los empleados accedan a información vital desde cualquier lugar con la ayuda de aplicaciones para teléfonos inteligentes y tabletas, se está creando un lugar de trabajo más flexible y moderno que puede ayudar a aumentar la eficiencia y la productividad. Incluso para los empleados que trabajan en el lugar, el acceso móvil les permite abordar problemas más rápido debido a un mejor acceso a información importante, independientemente de dónde se encuentren en su instalación.

7.- Hacer Uso de Datos y Análisis.

Las buenas prácticas de mantenimiento siempre incluyen conocer tanto como sea posible sobre los activos dentro de la instalación. Al recopilar datos y utilizar herramientas de análisis de datos, los Facility Managers pueden obtener una comprensión más profunda de todos los activos vitales. Con ese conocimiento y comprensión, están mejor capacitados para utilizar los activos y máquinas existentes al máximo de su capacidad. También contribuye a una mejor gestión del mantenimiento del equipo.

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8.- Adoptar un Enfoque de Gestión de Instalaciones Personalizado.

Cómo gestionar una instalación no tiene una respuesta simple y única. Cada empresa es diferente, al igual que cada instalación, y los Facility Managers deben desarrollar una estrategia de Facility Management y mantenimiento personalizada que se adapte al negocio individual. Para eso, deben tener en cuenta el uso de la instalación, su tamaño, el número de empleados y activos para desarrollar una estrategia adecuada para el éxito futuro.

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Conclusión.

Las ideas innovadoras en el Facility Management pueden variar desde la implementación de herramientas modernas de IoT hasta el desarrollo de una mejor estructura de equipo para una comunicación mejorada. Si bien no todos los enfoques son adecuados para todas las empresas, los Facility Managers pueden inspirarse en las mejores prácticas del Facility Management y adaptar estas soluciones modernas a sus situaciones únicas. Al mejorar el Facility Management en general, los Gerentes pueden aumentar la productividad y eficiencia, reducir los costos operativos, mejorar la satisfacción de empleados y clientes, y preparar la instalación para el futuro.

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