En la gestión moderna de instalaciones, la integración efectiva de diversas prácticas es crucial para garantizar el funcionamiento eficiente y sostenible de los espacios de trabajo. Este documento presenta las diez mejores prácticas de gestión integrada de instalaciones, proporcionando una guía integral para optimizar recursos, mejorar la eficiencia operativa y fomentar un entorno seguro y productivo. Al aplicar estas prácticas, las organizaciones pueden no solo reducir costos y minimizar riesgos, sino también mejorar la satisfacción y bienestar de los ocupantes, contribuyendo así al éxito general del negocio.
- Adopta la Analítica Predictiva y el Internet de las Cosas (IoT)
En el Facility Management Integrado (IFM), anticiparse a las necesidades de mantenimiento antes de que surjan problemas es crucial. La analítica predictiva y el IoT permiten prever y prevenir averías, ahorrando tiempo y dinero. Implementar estas tecnologías transforma el Facility Management, haciendo el proceso más eficiente y proactivo.
- Administra la Estructura de Tu Equipo
La comunicación efectiva es esencial para el éxito del equipo. Establece expectativas claras y asegúrate de que todos los miembros del equipo estén alineados con los objetivos organizacionales. La colaboración y la comunicación sólida fortalecen la relación con tu equipo y mejoran la eficiencia operativa.
- Toma Decisiones Utilizando Datos en Tiempo Real
El uso de datos en tiempo real para tomar decisiones cruciales sobre instalaciones proporciona múltiples beneficios. Los datos permiten prevenir fallos, presupuestar adecuadamente y optimizar recursos. En un mundo impulsado por datos, las generalizaciones ya no son aceptables; toma decisiones informadas basadas en datos precisos y actualizados.
- Asegúrate de que las Analíticas se Centren en la Alta Dirección
Recopilar datos es solo el primer paso; analizarlos adecuadamente es crucial. Utiliza las analíticas para validar el desempeño del equipo de FM ante la alta dirección, incrementando la confianza en su capacidad y valor. Presenta los datos de manera significativa para informar la estrategia empresarial a un nivel superior.
- Énfasis en las Inversiones Tecnológicas
La industria de las instalaciones está en constante evolución, y mantenerse actualizado con las últimas tecnologías es fundamental. Invertir en tecnología facilita la automatización, mejora la transparencia y optimiza las operaciones. Los Facility Managers deben mantenerse informados sobre las tendencias tecnológicas y aplicarlas para maximizar su eficacia.
- Usa el Poder de la Analítica
Aprovechar la analítica descriptiva, diagnóstica, predictiva y prescriptiva permite a los Facility Managers identificar áreas de ahorro y reducir el costo total de propiedad. La analítica de datos no solo mejora la eficiencia operativa sino que también ofrece insights valiosos para la toma de decisiones estratégicas.
- Haz Accesible lo Móvil
El acceso móvil aumenta la eficiencia y mejora la capacidad de realizar múltiples tareas y comunicarse. En la industria de las instalaciones, donde los equipos suelen estar distribuidos en diferentes ubicaciones, el acceso móvil agiliza la gestión y mejora la eficiencia operativa.
- Negocia las Tarifas de tu Proveedor de Servicios
La competencia en el mercado permite a los Facility Managers negociar mejores tarifas y encontrar proveedores que ofrezcan más valor. Actualiza tus procesos de solicitud de propuestas (RFP) y asegúrate de que tus proveedores sean verdaderos socios que contribuyan al éxito de tus operaciones.
- Crea un Inventario de Activos
La visibilidad de los activos es fundamental para una gestión eficiente. Rastrea qué activos se utilizan en cada ubicación y los costos asociados. Mantén un registro detallado para tomar decisiones informadas sobre mantenimiento y reparaciones, optimizando el uso de recursos.
- Impone el Registro de Entrada/Salida de Proveedores
Rastrear los tiempos de entrada y salida de los contratistas mejora la precisión de la facturación y acelera el proceso de aprobación de facturas. Implementa este proceso de manera manual o digital para mejorar la transparencia y eficiencia en la gestión de proveedores.
En resumen, implementar estas mejores prácticas en IFM no solo mejorará tu comprensión del campo, sino que también aumentará la ventaja competitiva de tu organización. La incorporación de nuevas tecnologías y el uso estratégico de datos te prepararán para enfrentar los desafíos futuros y optimizarán tus operaciones de manera continua.
