KPI (Key Performance Indicators) y OKR (Objectives and Key Results) son dos métodos de medición de rendimiento utilizados en la gestión empresarial, pero tienen diferencias significativas en su enfoque y aplicación:
KPI (Indicadores Clave de Rendimiento).
• Definición: Son métricas específicas que se utilizan para medir el rendimiento de una empresa, departamento o proyecto en relación con sus objetivos estratégicos.
• Enfoque: Miden el rendimiento de manera continua y se centran en el “qué”.
• Temporalidad: Suelen ser a largo plazo y se utilizan para monitorizar el progreso y el rendimiento operativo.
• Ejemplo: En Facility Management, un KPI podría ser el porcentaje de tiempo de inactividad del equipo (uptime), el costo de mantenimiento por m2 o el tiempo promedio de resolución de incidencias.
OKR (Objetivos y Resultados Clave).
• Definición: Es un marco de trabajo para establecer objetivos específicos y medibles y los resultados clave necesarios para alcanzar esos objetivos.
• Enfoque: Se centran en el “qué” y el “cómo” con un enfoque más ambicioso e inspirador.
• Temporalidad: Generalmente se establecen a corto plazo (trimestrales) y son revisados y ajustados regularmente.
• Ejemplo: En Facility Management, un objetivo podría ser “Mejorar la eficiencia operativa de las instalaciones”. Los resultados clave asociados podrían ser “Reducir los costos de mantenimiento en un 10%” o “Implementar un sistema de gestión de mantenimiento asistido por computadora (CMMS) en todas las instalaciones en tres meses”.
Aplicación en el Facility Management.
Para aplicar KPI’s y OKR’s en el ámbito de Facility Management, se pueden seguir estos pasos:
Aplicación de KPI en Facility Management.
1. Identificación de Áreas Clave: Determina las áreas críticas del Facility Management, como mantenimiento, seguridad, eficiencia energética, y satisfacción del usuario.
2. Definición de Métricas: Establece métricas específicas para cada área. Por ejemplo:
• Mantenimiento: Tiempo de respuesta a solicitudes de reparación, tiempo de inactividad del equipo.
• Seguridad: Número de incidentes de seguridad, cumplimiento de regulaciones.
• Eficiencia Energética: Consumo energético por metro cuadrado, costos de energía.
• Satisfacción del Usuario: Encuestas de satisfacción, tasa de retención de arrendatarios.
3. Monitoreo y Reporte: Implementa sistemas para recopilar datos y generar informes periódicos que permitan evaluar el rendimiento y tomar decisiones informadas.
Aplicación de OKR en Facility Management.
1. Establecimiento de Objetivos: Define objetivos específicos y ambiciosos. Por ejemplo, “Optimizar el uso de los recursos energéticos en las instalaciones”.
2. Definición de Resultados Clave: Determina los resultados clave que medirán el progreso hacia el objetivo. Para el ejemplo anterior:
• “Reducir el consumo de energía en un 15% en los próximos seis meses”.
• “Implementar un sistema de monitoreo de energía en tiempo real en todas las instalaciones dentro de tres meses”.
3. Revisión y Ajuste: Revisa y ajusta los OKRs trimestralmente. Evalúa el progreso y ajusta los objetivos y resultados clave según sea necesario.
Ejemplo Práctico en Facility Management.
Objetivo: Mejorar la Satisfacción del Usuario en las Instalaciones.
Resultados Clave:
1. Aumentar la puntuación de satisfacción del usuario en un 20% en seis meses.
2. Reducir el tiempo de respuesta a las solicitudes de mantenimiento a menos de 24 horas.
3. Implementar un sistema de retroalimentación en tiempo real para los usuarios en tres meses.
KPIs Relacionados:
1. Tiempo de Respuesta a Solicitudes de Mantenimiento: Mide el tiempo promedio desde la recepción de una solicitud hasta su resolución.
2. Puntuación de Satisfacción del Usuario: Recopila datos a través de encuestas periódicas.
3. Tasa de Resolución en el Primer Intento: Mide la eficacia de las respuestas iniciales a las solicitudes de mantenimiento.
Implementando KPI’s y OKR’s de esta manera, puedes crear un marco estructurado para medir y mejorar continuamente el rendimiento del Facility Management, asegurando que las metas estratégicas se alineen con las operaciones diarias y las mejoras a largo plazo.
