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Mantener una buena relación laboral con la Dirección de la empresa mientras se priorizan operaciones sin problemas e integridad financiera es esencial para un Facility Manager. Aquí te mostramos cómo puedes lograrlo, junto con ejemplos relevantes:
- Mantener una comunicación clara: Comunícate regularmente con la Dirección de la empresa para entender sus prioridades, preocupaciones y expectativas. Programa reuniones mensuales con ellos para discutir proyectos de mantenimiento en curso, asignaciones presupuestarias próximas y cualquier problema que necesite atención. Proporciona informes escritos que detallen el estado de los proyectos actuales y los gastos financieros.
- Transparencia en la Gestión Financiera: Proporciona informes financieros transparentes a la Dirección de la empresa, asegurándose de que comprendan cómo se están asignando y gastando los fondos. Presenta informes financieros detallados en reuniones trimestrales, describiendo los gastos de mantenimiento, reparaciones y mejoras de capital con explicaciones de cualquier variación presupuestaria y proponiendo ajustes según sea necesario.
- Planificación presupuestaria colaborativa: Trabaja en línea con la Dirección de la empresa para desarrollar presupuestos realistas que satisfagan las necesidades de los distintos departamentos, mientras se mantiene la estabilidad financiera. El FM facilita un taller de planificación presupuestaria con los miembros del directorio, solicitando aportes de los gerentes de área y recopilando comentarios sobre las prioridades.
- Gestión eficiente de proveedores: Asegúrate de seleccionar y gestionar proveedores de manera eficiente para maximizar el valor de los servicios mientras se controlan los costos. Por ejemplo, eres responsable de solicitar ofertas de múltiples proveedores para un contrato de servicio mecánico, evaluando cuidadosamente factores como el precio, la calidad del servicio y la confiabilidad. Negocia términos favorables para el desempeño del proveedor para garantizar que se cumplan las obligaciones contractuales.
- Planificación de mantenimiento proactivo: Implementa estrategias de mantenimiento proactivo para prevenir reparaciones costosas y prolongar la vida útil de los activos comunitarios. Crea un cronograma de mantenimiento que priorice áreas críticas como techos, climatización y sistemas eléctricos, reduciendo la probabilidad de gastos inesperados.
- Comunicación receptiva con los distintos departamentos o áreas: Mantén líneas abiertas de comunicación con las diferentes áreas, abordando sus preocupaciones de manera rápida y transparente. Como FM, establece una dirección de correo electrónico y una línea telefónica dedicadas para que los clientes internos informen problemas de mantenimiento y preocupaciones mientras respondes a las consultas de manera oportuna.
- Cumplimiento de regulaciones y estatutos relevantes: Asegúrate de que las instalaciones cumplan con las regulaciones locales, códigos de construcción y estatutos para evitar multas y problemas legales.
Si adoptas diligentemente estas estrategias y ejemplos destacados, puedes fomentar una relación laboral positiva con la dirección de la empresa, mientras priorizas operaciones sin problemas e integridad financiera. Este enfoque colaborativo ayuda a garantizar la sostenibilidad a largo plazo y el bienestar de la comunidad.
